Data Beskyttelses Politik

Hylke Og Omegns Rideforening (HYOR)

Denne politik vedrører behandlingen af de personoplysninger, vi indsamler om dig, når du melder dig ind i eller er tilknyttet HYOR eller benytter tjenester på vores hjemmeside med tilhørende FaceBook side og Klubmodulet. Her kan du se, hvilke personoplysninger vi indsamler og hvorfor, samt hvordan de indsamles og behandles. Databeskyttelses og Privatlivspolitikken forklarer også dine rettigheder i forhold til de indsamlede personoplysninger, og hvordan du kan udøve disse rettigheder.

Politikken skal læses i sammenhæng med vilkårene for den pågældende tjeneste (f.eks. Klubmodulet, Centralt ForeningsRegister (CFR), DRF Go), der bruges. Her angives de mere specifikke vilkår vedrørende de personoplysninger, som vi indsamler om dig.

1. Vi fortæller dig, hvad oplysningerne skal bruges til, og bruger dem kun til legitime formål.

2. Vi bruger oplysningerne i forbindelse med dit medlemskab af klubben og for at gøre det nemmere for dig at påvise medlemskab og tilmelde dig stævner og andre aktiviteter i klubben og Dansk Rideforbund. Det gør det også muligt for os at kontakte dig, når det er nødvendigt i forhold til oplysninger vedrørende dit medlemskab samt undervisning og aktiviteter i foreningen. Udover personoplysningerne bruger vi også situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen og på sportspladsen.

3. Vi sikrer os, at vi opbevarer dine personoplysninger passende forsvarligt, og da dit medlemsskab er tilskudsberettiget, kan vi jævnfør regnskabsloven først slette data 5 år efter ophør af din medlemsskabsperiode af HYOR.

4. Vi respekterer de rettigheder til beskyttelse af personoplysninger, som du har i henhold til gældende lovgivning samt din ret til at få adgang til de personoplysninger, vi opbevarer om dig, rette dem samt holde dem opdateret.

HYOR afgør, til hvilket formål dine personoplysninger indsamles og behandles, og er derfor ”dataansvarlig” som defineret i persondatalovgivningen. HYOR er juridisk ansvarlig for at sikre, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med denne databeskyttelsespolitik samt gældende lov. Når vi deler dine personoplysninger med anden part f.eks. ved CFR, Dansk Rideforbund og Klubmodulet, er det enten lovmæssigt begrundet eller gennem en aftale, hvor der foreligger en databehandleraftale med anden part. Anden part er ligesom HYOR juridisk ansvarlig for de personoplysninger, der behandles.

Vi indsamler dine personoplysninger på følgende måder:

A. Oplysninger, som du selv giver os ved indmeldelse i HYOR og tilmelding til klubbens aktiviteter. B. Oplysninger, som indsamles automatisk, og oplysninger som skabes ved brug af HYOR's tilbud. C. Oplysninger, som vi måtte få om dig fra tredjepart

Vi indsamler typisk personoplysninger om dig på følgende måder:

Når du melder dig ind i HYOR giver du os oplysninger til dit medlemskab: Navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, Kredit eller betalingskortoplysninger (ved Klubmodulet), samt beløb, datoer og tidspunkter for eventuelle betalinger, du foretager til os. Vi har brug for disse oplysninger for at kunne få kontakt til dig, få betaling samt afgive oplysninger vedrørende medlemmer i forhold til kommunale tilskud og Dansk Rideforbund.

Vi indsamler følgende oplysninger om og af dig, hvis du vælger at komme på holdundervisning, spring og dressur hold eller skriver dig på hjælperlisten og andre aktiviteter: Kontaktoplysninger såsom navn, telefonnummer, e-mailadresse og adresse

Vores hjemmeside bruger ikke cookies og indsamler ikke person data. Ved brug af vores online tilmeldinger til f.eks. hjælperliste og championatslisten, vil vi have brug for at opsamle kontaktoplysninger, så vi kan lave lister, kåre vindere og få kontakt med medlemmerne. På vores tilhørende FaceBook side gælder de vilkår og betingelser, som du har accepteret ved oprettelse af din facebook profil.

Medhjælper listen, som der linkes til fra vores hjemmeside, er hosted hos google. Der bruges Cookies fra google, når du besøger siden første gang, og hvis du ikke allerede har accepteret google's cookie politik, bliver du præsenteret for en cookie popup, der indeholder oplysninger om google's cookie politik. Medhjælperlisten er synlig for alle. Skriver du dig på medhjælper listen, forsøger vi at holde dig så annonym som muligt ved kun at bruge fornavn og forbogstav på efternavn på listen. Ønsker du at hjælpe til stævner, men alligevel ikke ønsker at dit navn skal fremgå af online medhjælper listen, kan du i beskedfeltet oplyse dette, når du melder dig til som hjælper. Efter hvert stævne er afholdt bliver informationerne på medhjælperlisten slettet igen

Klubmodulet: De oplysninger, du giver her, er med tredjepart, som vi har databehandleraftale med. Dette er et sikkert system.

Vi bruger dine data ift. til betaling af de tilbud, du tilmelder dig. Vi bruger også dine data til medlemsregistrering til kommunen (CFR), som ligeledes er en tredjepart med et lukket og sikkert system. Medlemsskab af klubben kræver lovmæssigt denne registrering, da vi får tilskud af kommunen til dele af HYOR's aktiviteter.

DRF Go: Vi får automatisk de kontaktoplysninger mv, du har afgivet til DRF Go, når du tilmelder dig stævner mv. Det er stævner mv, du selv tilmelder dig over denne platform. Vi har brug for disse oplysninger til f.eks. at registrere dine resultater samt få kontakt til dig ved evt. ændringer af planlagte begivenheder. Vi melder ligeledes resultater mv tilbage til og i dette system. Se Dansk Rideforbund om dette system.

Størsteparten af de personoplysninger, som vi behandler om dig, behandles med henblik på at kunne opfylde tilbuddene i forbindelse med dit medlemsskab af HYOR og dermed Dansk Rideforbund. Indsamlingen og behandlingen af sådanne personoplysninger sker således på grundlag af art. 6(1)(b) i databeskyttelsesforordningen. Det følger heraf, at indsamling og behandling af persondata kan ske, såfremt det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i. Visse behandlinger af dine persondata vil kun finde sted, såfremt du har givet dit forudgående samtykke. Det er ved mere personfølsomme oplysninger feks CPR.nr., sundhedsoplysninger mv. Hvis du har afgivet et skriftligt samtykke, har du til enhver tid ret til at trække et sådant tilbage. Dette kan du gøre her: formand@hyor.dk Hvis du ikke længere er medlem af HYOR, opbevarer vi af hensyn til CFR og revision dine personoplysninger i 5 år efter ophør af den periode, din ind og tilmeldelse gælder for. Vi kan bevare "ikke følsomme" oplysninger, fotos, fortællinger, artikler mv med historisk værdi til statistik og lignende.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger.

Datatilsynets kontaktoplysninger:
Borgergade 28, y, 1300 København E-mail: dt@datatilsynet.dk Telefon: +45 33193200 Hjemmeside www.datatilsynet.dk

Dataansvarlige i HYOR:
Kassereren for medlemsregistrering: kasserer@hyor.dk

Formanden for politikkerne, samtykkeerklæringer og holdlister: formand@hyor.dk

Næstformanden for hjemmeside, sociale medier og ved databrud (anmeldes senest 72 timer efter sikkerhedsbruddet er opdaget og hovedorganisationen kontaktes): naestformand@hyor.dk

Henvendelser vedr. indhold på hjemmesiden kan sendes til webmaster på pr@hyor.dk